HinSchG: Wer ist verpflichtet, welche Pflichten gelten – und was jetzt zu tun ist

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt Deutschland die EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 um. Tausende Unternehmen müssen seither einen internen Meldekanal betreiben. Dieser Leitfaden fasst zusammen, wer betroffen ist, was gefordert wird und wie ein pragmatischer Einstieg gelingt.

Wer ist betroffen?

Zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sind grundsätzlich alle Unternehmen und Organisationen mit mindestens 50 Beschäftigten. Für Unternehmen ab 250 Beschäftigten gilt die Pflicht bereits seit dem 2. Juli 2023, für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten seit dem 17. Dezember 2023.

Unabhängig von der Beschäftigtenzahl bestehen in bestimmten Branchen besondere Pflichten – etwa im Finanz-, Wertpapier- und Versicherungswesen sowie im Anwendungsbereich des Geldwäschegesetzes. Auch der öffentliche Sektor ist erfasst.

Welche Pflichten gelten?

Kern der Pflicht ist ein sicherer interner Meldekanal, über den Beschäftigte Verstöße vertraulich melden können – mündlich, in Textform und auf Wunsch persönlich. Die Identität der hinweisgebenden Person und der von einer Meldung betroffenen Personen muss geschützt werden.

Es gelten enge Fristen: Der Eingang einer Meldung ist innerhalb von 7 Tagen zu bestätigen, spätestens nach 3 Monaten muss eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erfolgen. Sämtliche Vorgänge sind zu dokumentieren.

Für den Betrieb der Meldestelle ist eine fachkundige, unparteiische Person erforderlich. Das Gesetz erlaubt ausdrücklich, diese Aufgabe an einen externen Dritten auszulagern.

Was droht bei Verstößen?

Wer entgegen der Pflicht keine Meldestelle einrichtet und betreibt, Meldungen behindert oder die gebotene Vertraulichkeit verletzt, handelt ordnungswidrig. Solche Verstöße können mit Bußgeldern geahndet werden.

Neben dem Bußgeldrisiko drohen Reputationsschäden und der Verlust von Vertrauen bei Beschäftigten und Geschäftspartnern. Eine funktionierende Meldestelle ist damit auch ein Compliance- und Vertrauensvorteil.

Die ersten Schritte

1. Betroffenheit klären: Fällt Ihr Unternehmen unter das HinSchG – über die Beschäftigtenzahl oder über Branchenvorgaben? 2. Betrieb wählen: interne Meldestelle selbst aufbauen oder ihren Betrieb an einen fachkundigen Dritten auslagern? 3. Umsetzung: Portal und Meldewege einrichten, Fristen und Dokumentation sicherstellen.

4. Bekanntmachung: Beschäftigte klar und niederschwellig über die Meldewege informieren. 5. Betrieb: Meldungen fristgerecht bearbeiten, dokumentieren und die Wirksamkeit im Blick behalten.

Fazit

Die Meldestelle ist keine einmalige Formalie, sondern ein dauerhafter Prozess. Wer ihren Betrieb an einen erfahrenen externen Dienstleister auslagert, erfüllt seine Pflicht schnell, schützt Identitäten zuverlässig und vermeidet fahrlässige Verstöße – ohne eigenes Personal binden zu müssen.